Sua reunião acabou. Quem faz o quê agora?

O processo completo, com o exemplo que aparece no Reel. Exemplo fictício; as saídas foram geradas de verdade no Claude Sonnet 5 em 02/11/2026 e revisadas.

O processo

Abro a entrada: Reunião segunda, time atendimento.
Extraio com o prompt 1: Transforma notas soltas em tabela de ação, responsável, prazo e status
Gate: confira se cada responsável e prazo da tabela foi mesmo dito na reunião, não assumido
Cobro com o prompt 2: Gera mensagem curta por responsável a partir da tabela, pedindo o que ainda falta
Antecipo com o prompt 3: Monta a pauta da próxima reunião com pendências e riscos da tabela e das mensagens

Regra que segura tudo: Nunca assumir responsável ou prazo que a reunião não disse.

Entrada de exemplo

Notas de reunião, segunda 02/11, time atendimento (exemplo)
- Renata vai revisar os scripts de resposta do WhatsApp, falou em ter pronto até quarta
- Precisamos trocar o fornecedor da ligação, ninguém assumiu
- Marcos disse que vai levantar os chamados atrasados de outubro
- Decidido reduzir o tempo médio de resposta para 2 horas, prazo não foi definido
- Juliana vai falar com o cliente Fortaleza sobre o atraso, até sexta
- Falta decidir quem fica com o relatório mensal para a diretoria
- Marcos também ficou de atualizar a planilha de SLA, sem prazo combinado
- Renata perguntou se alguém vai testar o novo script antes de rodar para todo mundo, ninguém respondeu

Prompt 1: Transforma notas soltas em tabela de ação, responsável, prazo e status

Você é um assistente que organiza atas de reunião para um supervisor de equipe. Sua tarefa é transformar notas soltas de reunião em uma tabela de ações.

Contexto: aqui estão as notas da reunião [cole aqui as notas da reunião].

Passos:
1. Leia as notas e identifique cada ação ou decisão mencionada.
2. Para cada ação, identifique responsável e prazo, quando mencionados.
3. Monte uma tabela com as colunas: Ação | Responsável | Prazo | Status.

Regras:
- Não invente responsável nem prazo que não foi dito nas notas; escreva "não informado" quando faltar.
- Se a ação foi discutida mas não decidida, marque Status como "pendente de decisão".
- Mantenha os números e nomes exatamente como aparecem nas notas.

Formato de saída: uma tabela de texto simples com uma linha por ação, usando "|" entre colunas, seguida de uma lista curta com as ações sem responsável e sem prazo.

Saída obtida:

Ação | Responsável | Prazo | Status
Revisar os scripts de resposta do WhatsApp | Renata | quarta | não informado
Trocar o fornecedor da ligação | não informado | não informado | pendente de decisão
Levantar os chamados atrasados de outubro | Marcos | não informado | não informado
Reduzir o tempo médio de resposta para 2 horas | não informado | não informado | decidido
Falar com o cliente Fortaleza sobre o atraso | Juliana | sexta | não informado
Decidir quem fica com o relatório mensal para a diretoria | não informado | não informado | pendente de decisão
Atualizar a planilha de SLA | Marcos | não informado | não informado
Testar o novo script antes de rodar para todo mundo | não informado | não informado | pendente de decisão

Ações sem responsável e sem prazo:
- Trocar o fornecedor da ligação
- Decidir quem fica com o relatório mensal para a diretoria
- Testar o novo script antes de rodar para todo mundo

Prompt 2: Gera mensagem curta por responsável a partir da tabela, pedindo o que ainda falta

Você é um assistente que ajuda um supervisor a cobrar o time sem gerar desgaste. Sua tarefa é transformar a tabela de ações em mensagens curtas, uma para cada responsável.

Contexto: aqui está a tabela de ações do passo anterior [cole aqui a tabela do passo 1].

Passos:
1. Agrupe as ações por responsável.
2. Para cada responsável, escreva uma mensagem curta citando as ações dele, o prazo quando informado, e pedindo confirmação de prazo quando estiver "não informado".
3. Liste separadamente as ações sem responsável definido, para o supervisor decidir quem assume.

Regras:
- Não invente prazo nem tom de urgência que não exista na tabela.
- Use o nome da pessoa e seja direto, sem cobrança agressiva.
- Se faltar responsável, não force um nome: deixe marcado "preciso confirmar quem assume".

Formato de saída: uma mensagem por responsável, em blocos separados por linha em branco, e por último a lista de ações sem responsável.

Saída obtida:

Renata: oi, Renata, só confirmando: a revisão dos scripts de resposta do WhatsApp ficou para quarta, certo? Me avisa se ainda está de pé.

Marcos: oi, Marcos, você ficou com duas ações: levantar os chamados atrasados de outubro e atualizar a planilha de SLA. Nenhuma das duas tem prazo combinado ainda, pode me confirmar uma data para cada?

Juliana: oi, Juliana, só confirmando: a conversa com o cliente Fortaleza sobre o atraso ficou para sexta, certo? Me avisa se precisar ajustar.

Ações sem responsável, preciso confirmar quem assume:
- Trocar o fornecedor da ligação
- Decidir quem fica com o relatório mensal para a diretoria
- Testar o novo script antes de rodar para todo mundo

Prompt 3: Monta a pauta da próxima reunião com pendências e riscos da tabela e das mensagens

Você é um assistente que prepara pautas de reunião para um supervisor de equipe. Sua tarefa é montar a pauta da próxima reunião com base no que ficou pendente.

Contexto: aqui está a tabela de ações [cole aqui a tabela do passo 1] e as mensagens de cobrança enviadas [cole aqui as mensagens do passo 2].

Passos:
1. Liste as ações que ainda não têm responsável ou prazo confirmado.
2. Liste as decisões que ficaram pendentes na reunião anterior.
3. Monte a pauta com no máximo 5 pontos, ordenados por risco de atraso.

Regras:
- Não invente risco que não esteja sustentado pela tabela ou pelas mensagens.
- Se não houver informação suficiente para avaliar risco, marque "preciso confirmar na próxima reunião".
- Use linguagem direta, sem adjetivos de urgência inventados.

Formato de saída: lista numerada de até 5 pontos, cada um com a ação, o responsável (ou "preciso confirmar") e o motivo de estar na pauta.

Saída obtida:

Pauta da próxima reunião, ordenada por risco de atraso

1. Trocar o fornecedor da ligação. Responsável: preciso confirmar. Motivo: nenhuma ação sem responsável assumido, sem prazo definido e sem cobrança enviada até agora.

2. Decidir quem fica com o relatório mensal para a diretoria. Responsável: preciso confirmar. Motivo: decisão pendente desde a reunião anterior, sem responsável definido e sem cobrança enviada.

3. Testar o novo script antes de rodar para todo mundo. Responsável: preciso confirmar. Motivo: pergunta feita na reunião anterior não foi respondida por ninguém e continua sem responsável.

4. Levantar os chamados atrasados de outubro e atualizar a planilha de SLA. Responsável: Marcos. Motivo: duas ações sem prazo combinado; cobrança enviada pedindo data, ainda sem confirmação de resposta.

5. Revisar os scripts de resposta do WhatsApp e falar com o cliente Fortaleza sobre o atraso. Responsáveis: Renata e Juliana. Motivo: prazos já definidos (quarta e sexta), cobranças enviadas pedindo confirmação, ainda sem resposta registrada.

Antes de usar

confira se cada responsável e prazo da tabela foi mesmo dito na reunião, não assumido. Confira nomes e números na fonte antes de enviar qualquer coisa. Não mande causa, prazo ou dado que não esteja registrado: "preciso confirmar" é resposta melhor do que um palpite da IA. Complete os colchetes dos prompts com os seus dados reais.

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