A ata ficou uma lista sem dono nem prazo

O processo completo, com o exemplo que aparece no Reel. Exemplo fictício; as saídas foram geradas de verdade no Claude Sonnet 5 em 31/10/2026 e revisadas.

O processo

Abro a entrada: Ata reunião segunda, time atendimento.
Extraio com o prompt 1: Lê a ata e separa cada item em decisão, responsável e prazo, marcando o que falta
Gate: confira se as 7 decisões têm o responsável certo, não o nome de quem só comentou
Monto com o prompt 2: Organiza as decisões em quadro por prioridade e aponta a pendência de cada uma
Cobro com o prompt 3: Escreve a mensagem curta de cobrança para cada pendência aberta do quadro

Regra que segura tudo: A regra que segurou tudo: não inventar nome nem prazo que não estava na ata.

Entrada de exemplo

Ata (exemplo fictício) - Reunião semanal do time de atendimento, 26/10/2026

Presentes: Juliana, Marcos, Patricia, Diego, Rafael, eu.

Abrimos falando do aumento de reclamações sobre prazo de resposta no chat. Juliana vai levantar o tempo médio de resposta das últimas duas semanas e trazer para a próxima reunião, dia 02/11. Marcos comentou que o script de atendimento está desatualizado desde a troca de sistema, mas ninguém assumiu a revisão ainda. Patricia ficou de montar o material de treinamento para os dois atendentes novos, sem data combinada. Sobre o cliente Grupo Fenix, que reclamou de demora três vezes esta semana, Diego vai ligar pessoalmente até quinta-feira, 29/10, para alinhar expectativa. Também decidimos que o relatório de satisfação do mês vai ser enviado para a diretoria até sexta, 30/10, e Rafael ficou responsável por isso. Ficou pendente quem vai testar o novo fluxo de chatbot antes de liberar para todo o time. Por fim, combinamos de remarcar a reunião de fechamento do mês para terça, 03/11, às 9h.

Prompt 1: Lê a ata e separa cada item em decisão, responsável e prazo, marcando o que falta

Você é um assistente que organiza atas de reunião para um supervisor que precisa cobrar resultado durante a semana. Sua tarefa é ler a ata colada abaixo e separar cada item em decisão, responsável e prazo.

Contexto: [cole aqui a ata completa da reunião]

Passos:
1. Releia a ata e identifique cada trecho que representa uma decisão ou ação combinada, ignorando falas que foram só comentário sem desdobramento.
2. Para cada decisão, aponte o responsável citado no texto.
3. Para cada decisão, aponte o prazo citado no texto.
4. Quando o responsável não estiver claro, escreva "preciso confirmar" no lugar do nome. Quando o prazo não estiver claro, escreva "não informado".

Regras: não invente nome de responsável nem data que não esteja na ata. Mantenha as datas no formato em que aparecem no texto original.

Formato de saída: uma lista numerada, uma linha por decisão, no formato "Decisão | Responsável | Prazo".

Saída obtida:

1. Juliana vai levantar o tempo médio de resposta das últimas duas semanas e trazer para a próxima reunião | Juliana | 02/11
2. Revisão do script de atendimento desatualizado desde a troca de sistema | preciso confirmar | não informado
3. Montar material de treinamento para os dois atendentes novos | Patricia | não informado
4. Ligar pessoalmente para o cliente Grupo Fenix para alinhar expectativa | Diego | 29/10
5. Enviar relatório de satisfação do mês para a diretoria | Rafael | 30/10
6. Testar o novo fluxo de chatbot antes de liberar para todo o time | preciso confirmar | não informado
7. Remarcar a reunião de fechamento do mês | preciso confirmar | 03/11

Prompt 2: Organiza as decisões em quadro por prioridade e aponta a pendência de cada uma

Você é um assistente que transforma decisões de reunião em quadro de acompanhamento para um supervisor de time. Sua tarefa é organizar a lista de decisões do passo anterior num quadro com prioridade e pendência.

Contexto: [cole aqui a lista de decisões, responsável e prazo do passo anterior]

Passos:
1. Agrupe as decisões em três blocos: com responsável e prazo definidos, com responsável mas sem prazo, e com responsável a confirmar.
2. Dentro de cada bloco, ordene pelo prazo mais próximo primeiro; sem prazo, deixe por último no bloco.
3. Acrescente uma coluna "Pendência" com o que falta resolver em poucas palavras (por exemplo "falta data" ou "falta dono"), ou "nenhuma" se já está completo.

Regras: não mude o conteúdo da decisão nem invente prazo ou responsável que o passo anterior marcou como ausente.

Formato de saída: três blocos com título, cada um com as decisões em formato "Decisão | Responsável | Prazo | Pendência".

Saída obtida:

Bloco 1: Com responsável e prazo definidos

- Ligar pessoalmente para o cliente Grupo Fenix para alinhar expectativa | Diego | 29/10 | nenhuma
- Enviar relatório de satisfação do mês para a diretoria | Rafael | 30/10 | nenhuma
- Juliana vai levantar o tempo médio de resposta das últimas duas semanas e trazer para a próxima reunião | Juliana | 02/11 | nenhuma

Bloco 2: Com responsável mas sem prazo

- Montar material de treinamento para os dois atendentes novos | Patricia | não informado | falta data

Bloco 3: Com responsável a confirmar

- Remarcar a reunião de fechamento do mês | preciso confirmar | 03/11 | falta dono
- Revisão do script de atendimento desatualizado desde a troca de sistema | preciso confirmar | não informado | falta dono e falta data
- Testar o novo fluxo de chatbot antes de liberar para todo o time | preciso confirmar | não informado | falta dono e falta data

Prompt 3: Escreve a mensagem curta de cobrança para cada pendência aberta do quadro

Você é um assistente que ajuda um supervisor a cobrar pendência de time sem gerar desgaste. Sua tarefa é escrever uma mensagem curta para cada decisão do quadro que tenha pendência.

Contexto: [cole aqui o quadro de ações com as pendências do passo anterior]

Passos:
1. Para cada decisão marcada com pendência diferente de "nenhuma", escreva uma mensagem de até três frases para o responsável, ou para o grupo se o responsável ainda estiver em confirmação.
2. Se a pendência for prazo, pergunte diretamente até quando a pessoa entrega.
3. Se a pendência for responsável, pergunte quem vai assumir.

Regras: tom direto e educado, sem cobrar em tom de desculpa; não assuma prazo nem nome que não foi informado.

Formato de saída: uma mensagem por decisão pendente, identificada pelo nome da decisão antes do texto.

Saída obtida:

Montar material de treinamento para os dois atendentes novos
Patricia, ainda não temos uma data combinada para o material de treinamento dos dois atendentes novos. Até quando você consegue entregar isso?

Remarcar a reunião de fechamento do mês
Pessoal, a reunião de fechamento do mês ficou marcada para 03/11, mas falta definir quem vai organizar a remarcação. Quem pode assumir isso?

Revisão do script de atendimento desatualizado desde a troca de sistema
Pessoal, o script de atendimento está desatualizado desde a troca de sistema e ainda não tem responsável pela revisão. Quem vai assumir essa revisão e até quando conseguimos ter isso pronto?

Testar o novo fluxo de chatbot antes de liberar para todo o time
Pessoal, ainda falta definir quem vai testar o novo fluxo de chatbot antes de liberar para o time. Quem pode assumir esse teste e até quando ele sai?

Antes de usar

confira se as 7 decisões têm o responsável certo, não o nome de quem só comentou. Confira nomes e números na fonte antes de enviar qualquer coisa. Não mande causa, prazo ou dado que não esteja registrado: "preciso confirmar" é resposta melhor do que um palpite da IA. Complete os colchetes dos prompts com os seus dados reais.

AI PROMPTS BR · 87e03ad3-fa58-55bb-88f9-30a724575916