O time inteiro quer folga na mesma semana

O processo completo, com o exemplo que aparece no Reel. Exemplo fictício; as saídas foram geradas de verdade no Claude Sonnet 5 em 07/11/2026 e revisadas.

O processo

Abro a entrada: Pedidos de folga, dezembro.
Cruzo com o prompt 1: Cruza pedidos de folga com a cobertura mínima e lista os dias em que a escala não fecha.
Gate: Se os dias e as funções com falta de gente batem com o que você sabe da equipe.
Proponho com o prompt 2: Propõe duas escalas que fecham a cobertura, cada uma com critério explícito, sem decidir.
Escrevo com o prompt 3: Escreve o comunicado da escala escolhida, com o critério antes dos nomes e o prazo.

Regra que segura tudo: Sem a escala escolhida e o prazo, o prompt trava e não inventa a decisão

Entrada de exemplo

Exemplo fictício, período de 24/12 a 02/01

Pedidos de folga por colaborador:
Ana Ferreira | Atendimento | 24/12 a 26/12 | não folgou nesse período no ano passado
Bruno Costa | Atendimento | 29/12 a 31/12 | folgou nesse período no ano passado
Carla Souza | Atendimento | 24/12 a 31/12 | não folgou nesse período no ano passado
Diego Martins | Operações | 24/12 a 26/12 | não folgou nesse período no ano passado
Elaine Rocha | Operações | 29/12 a 31/12 | não folgou nesse período no ano passado
Fábio Lima | Logística | 24/12 a 02/01 | folgou nesse período no ano passado
Gabriela Alves | Logística | 24/12 a 26/12 | não folgou nesse período no ano passado
Henrique Dias | Atendimento | 29/12 a 02/01 | não folgou nesse período no ano passado

Cobertura mínima exigida por função, todo dia do período:
Atendimento | 2 pessoas
Operações | 1 pessoa
Logística | 1 pessoa

Prompt 1: Cruza pedidos de folga com a cobertura mínima e lista os dias em que a escala não fecha.

Você é um assistente de planejamento de escala para um supervisor de operações. Sua tarefa é cruzar os pedidos de folga do time com a cobertura mínima por função e apontar, dia a dia, em quais dias a escala não fecha.

Contexto: aqui está a tabela com os pedidos de folga de cada colaborador, a função de cada um e o histórico do ano passado [cole aqui a tabela de pedidos de folga], e aqui está a cobertura mínima exigida por função e por dia [cole aqui a tabela de cobertura mínima].

Passos:
1. Liste cada dia do período pedido.
2. Para cada dia e cada função, calcule quantas pessoas dessa função estão disponíveis, ou seja, não pediram folga naquele dia.
3. Compare o número de disponíveis com a cobertura mínima da função naquele dia.
4. Marque como conflito todo dia em que o número de disponíveis for menor que a cobertura mínima, indicando a função e quantas pessoas faltam para fechar.

Regras: não invente pedidos de folga nem cobertura que não estejam na tabela; se um dado estiver ausente, escreva 'não informado'; use os números exatamente como estão na tabela de entrada.

Formato de saída: uma lista por dia de conflito, com a função afetada, o número de pessoas disponíveis, a cobertura mínima exigida e quantas pessoas faltam para fechar.

Saída obtida:

Período analisado: 24/12 a 02/01

Dias sem conflito (cobertura fecha): 27/12, 28/12, 01/01, 02/01 em todas as funções. Operações não apresenta conflito em nenhum dia do período.

Dias com conflito:

24/12
- Logística: 0 pessoas disponíveis, cobertura mínima 1, faltam 1 pessoa (Fábio Lima e Gabriela Alves ambos de folga nesse dia)

25/12
- Logística: 0 pessoas disponíveis, cobertura mínima 1, faltam 1 pessoa (Fábio Lima e Gabriela Alves ambos de folga nesse dia)

26/12
- Logística: 0 pessoas disponíveis, cobertura mínima 1, faltam 1 pessoa (Fábio Lima e Gabriela Alves ambos de folga nesse dia)

29/12
- Atendimento: 1 pessoa disponível (Ana Ferreira), cobertura mínima 2, falta 1 pessoa (Bruno Costa, Carla Souza e Henrique Dias de folga nesse dia)

30/12
- Atendimento: 1 pessoa disponível (Ana Ferreira), cobertura mínima 2, falta 1 pessoa (Bruno Costa, Carla Souza e Henrique Dias de folga nesse dia)

31/12
- Atendimento: 1 pessoa disponível (Ana Ferreira), cobertura mínima 2, falta 1 pessoa (Bruno Costa, Carla Souza e Henrique Dias de folga nesse dia)

Observação: não há dados de mais colaboradores além dos listados na tabela de entrada, então o total de pessoas por função foi calculado apenas com os nomes informados. Se houver outros colaboradores não listados, isso é não informado.

Prompt 2: Propõe duas escalas que fecham a cobertura, cada uma com critério explícito, sem decidir.

Você é um assistente de planejamento de escala para um supervisor de operações. Sua tarefa é propor duas escalas diferentes que resolvam os conflitos de cobertura encontrados, cada uma seguindo um critério explícito, sem decidir qual é a melhor.

Contexto: aqui está a lista de dias de conflito com a função afetada e quantas pessoas faltam [cole aqui a saída do passo 1], e aqui está a tabela original de pedidos de folga, com função e histórico do ano passado de cada colaborador [cole aqui a tabela de pedidos de folga].

Passos:
1. Para cada dia de conflito, identifique quem pediu folga na função afetada.
2. Monte a Escala A usando como critério o rodízio: quem não folgou nesse período no ano passado tem prioridade para manter a folga pedida; os demais têm a folga ajustada.
3. Monte a Escala B usando como critério quem já folgou no ano passado nesse mesmo período: esses têm a folga ajustada primeiro.
4. Para cada escala, mostre quem mantém a folga como pedida e quem tem a folga ajustada, com o motivo baseado no critério usado.

Regras: não invente histórico que não esteja na tabela; se o histórico de algum colaborador estiver ausente, escreva 'preciso confirmar' e não use esse colaborador para decidir o ajuste; não escolha qual escala é melhor, apenas apresente as duas.

Formato de saída: duas seções, Escala A e Escala B, cada uma com o critério descrito no topo e depois a lista de colaboradores com a decisão e o motivo.

Saída obtida:

Escala A
Critério: rodízio. Quem não folgou nesse período no ano passado tem prioridade para manter a folga pedida; os demais têm a folga ajustada.

Logística, 24/12 a 26/12 (falta 1 pessoa por dia):
- Gabriela Alves: mantém a folga como pedida. Motivo: não folgou nesse período no ano passado.
- Fábio Lima: tem a folga ajustada. Motivo: folgou nesse período no ano passado, então perde a prioridade do rodízio.

Atendimento, 29/12 a 31/12 (falta 1 pessoa por dia):
- Carla Souza: mantém a folga como pedida. Motivo: não folgou nesse período no ano passado.
- Henrique Dias: mantém a folga como pedida. Motivo: não folgou nesse período no ano passado.
- Bruno Costa: tem a folga ajustada. Motivo: folgou nesse período no ano passado, então perde a prioridade do rodízio. Como só falta 1 pessoa por dia, o ajuste de Bruno Costa já cobre a necessidade.

Escala B
Critério: quem já folgou nesse mesmo período no ano passado tem a folga ajustada primeiro.

Logística, 24/12 a 26/12 (falta 1 pessoa por dia):
- Fábio Lima: tem a folga ajustada primeiro. Motivo: já folgou nesse período no ano passado.
- Gabriela Alves: mantém a folga como pedida. Motivo: não folgou nesse período no ano passado, não é a primeira opção de ajuste.

Atendimento, 29/12 a 31/12 (falta 1 pessoa por dia):
- Bruno Costa: tem a folga ajustada primeiro. Motivo: já folgou nesse período no ano passado.
- Carla Souza: mantém a folga como pedida. Motivo: não folgou nesse período no ano passado, não é a primeira opção de ajuste.
- Henrique Dias: mantém a folga como pedida. Motivo: não folgou nesse período no ano passado, não é a primeira opção de ajuste. Como só falta 1 pessoa por dia, o ajuste de Bruno Costa já cobre a necessidade.

Observação: Diego Martins e Elaine Rocha, da função Operações, não entram em nenhum ajuste porque Operações não apresenta conflito em nenhum dia do período. Não há colaboradores na tabela de entrada com histórico ausente, então não foi necessário marcar ninguém como preciso confirmar.

Prompt 3: Escreve o comunicado da escala escolhida, com o critério antes dos nomes e o prazo.

Você é um assistente de comunicação para um supervisor de operações. Sua tarefa é escrever o comunicado ao time anunciando a escala de folgas escolhida, explicando o critério usado antes de citar qualquer nome.

Contexto: aqui está a escala escolhida, com o critério usado e a decisão de cada colaborador [cole aqui a escala escolhida, Escala A ou Escala B, saída do passo 2], e o prazo até quando dá para pedir troca é [informe o prazo].

Passos:
1. Abra o comunicado explicando o critério usado para montar a escala, antes de qualquer nome.
2. Liste quem mantém a folga como pedida e quem teve a folga ajustada, com o motivo de cada caso.
3. Informe o prazo para pedir troca de folga e para quem a pessoa deve pedir.

Regras: não mude a decisão de nenhum colaborador em relação à escala escolhida; se o prazo não foi informado, escreva 'preciso confirmar' no lugar do prazo; mantenha tom direto, sem pedir desculpas pela decisão.

Formato de saída: um comunicado em texto corrido, pronto para colar no grupo do time, com o critério no primeiro parágrafo e a lista de nomes depois.

Saída obtida:

Não é possível redigir o comunicado final agora porque dois dados obrigatórios não foram informados:

1. Qual escala foi efetivamente escolhida: Escala A ou Escala B. As duas escalas têm critérios diferentes e resultam em decisões diferentes para alguns colaboradores. Exemplo: na Escala A, Fábio Lima tem a folga ajustada e Gabriela Alves mantém a folga como pedida. Na Escala B, é o inverso: Gabriela Alves mantém a folga como pedida e Fábio Lima tem a folga ajustada primeiro. Como a regra exige não mudar a decisão de nenhum colaborador em relação à escala escolhida, preciso confirmar: Escala A ou Escala B.

2. O prazo até quando dá para pedir troca de folga: preciso confirmar.

O que já está definido e não muda entre as duas escalas:
- Carla Souza (Atendimento): mantém a folga como pedida, motivo: não folgou nesse período no ano passado.
- Henrique Dias (Atendimento): mantém a folga como pedida, motivo: não folgou nesse período no ano passado.
- Bruno Costa (Atendimento): tem a folga ajustada, motivo: folgou nesse período no ano passado.
- Ana Ferreira (Atendimento): sem conflito registrado nas duas escalas, folga segue como pedida.
- Diego Martins e Elaine Rocha (Operações): nenhum ajuste, pois Operações não apresenta conflito em nenhum dia do período.

Pendente de confirmação (depende da escala escolhida):
- Gabriela Alves e Fábio Lima (Logística): um mantém a folga como pedida e o outro tem a folga ajustada, mas qual dos dois depende de ser Escala A ou Escala B.

Assim que a escala escolhida e o prazo para troca forem informados, o comunicado em texto corrido, com o critério no primeiro parágrafo e a lista de nomes depois, pode ser montado sem risco de inverter nenhuma decisão.

Antes de usar

Se os dias e as funções com falta de gente batem com o que você sabe da equipe.. Confira nomes e números na fonte antes de enviar qualquer coisa. Não mande causa, prazo ou dado que não esteja registrado: "preciso confirmar" é resposta melhor do que um palpite da IA. Complete os colchetes dos prompts com os seus dados reais.

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